Årsmøte 2015

Referat fra Årsmøte i Grøtåshaugen hytteeierforening, 2. april 15 kl. 16001830 på Nordseter Fjellstue.
Dagsorden:


1. Konstituering og godkjenning av dagsorden

2. Valg av møteleder, sekretær, stemmetellere, og to til å underskrive protokoll.

3. Styrets årsberetning

4. Årsregnskap med revisors beretning.

5. Ansvarsfrihet for styret

6. Status vann

7. Status vei

8. Automatisk veibom

9. Budsjett m/årskontingent og andre gebyrer Det vil bli redegjort for anskaffelse av automatisk veibom ved dagens ytre bom.

10. Valg - to styremedlemmer – iht. §5 11. Innkomne saker 

1. Konstituering og godkjenning av dagsorden

27 hytter var representert på møtet. Innkallelsen ble sendt ut noe sent. Dagsordenen ble godkjent.

2. Valg av møteleder, sekretær, stemmetellere, og to til å underskrive protokoll.

Petter Heyerdahl ble valgt til møteleder og Gunnar Gjøen ble valgt til sekretær. Stemmetellere: Vivian Ødegård og Ottar Råd. Møteprotokoll underskrives av Jan Erik Åmillom og Roy Brusveen.

3. Styrets årsberetning
Styrets årsberetning ble lest opp.
Kommentarer:  Det er mange som ikke har sett møtereferatene fra styremøtene. De blir lagt ut på venstre side på hjemmesidene.  Vi må be om bredere brøyting av parkeringsplass. Forslag til å sett opp brøytepinner.  Det kom forslag til å tråkke lenger opp i midtre Grøtåsen fordi det er lettere å snu lenger opp enn der tråkkingen stopper i dag. Det har vært befaring i forkant og det begrensning på hvor langt Olympiaparken kan kjøre med maskinene sine. Styret vil ta opp dette med Olympiaparken i forbindelse med evalueringen av sesongens tråkking. Det ble også nevnt mulighet for å kjøre scooter med slådd der tråkkemaskin ikke kommer frem. Styret vil jobbe videre med saken.
Årsberetning godkjent. 
 
4. Årsregnskap med revisors beretning

Årsregnskapet ble presentert. Prinsippene for årsregnskapet er endret, og regninger som dekker innkjøp gjort inneværende år, er nå med i regnskapet selv om regningen kommer i mars eller senere.
Ikke alle har betalt årskontingenten, men noen av de som ikke har betalt har vi ikke avtale med. Inntektene ligger på ca. 250.000 og har gjort det de siste årene. Utgiftene er på høyde med inntektene.
Nytt av året er at vi har fått avtale med Telenor som heretter betaler årlig for bruk av veien i forbindelse med stasjonen på Grøtåshaugen.
Tallene ble gått gjennom i detalj, og som årsberetningen nevner, så er det ikke noen utestående regninger eller etterslep fra tidligere år. Gjelden som står i regnskapet er utgifter som kom etter 28. februar, men som styret var klar over. Regningene har blitt betalt i tidsrommet mellom 28. februar og 2. april.
Underskuddet i årets regnskap skyldes i hovedsak nytt regnskapsprinsipp, etterslep på betaling av vann og strøm og arbeid med vei, inkludert drenering i nedre vei.
Det kom forslag om å skrive ned prinsippene og forklaring til årsregnskapet slik at det er lettere for alle å forstå.
Revisor leste opp revisors beretning og godkjente regnskapet.
Regnskapet ble godkjent. 

5. Ansvarsfrihet for styret

Ansvarsfrihet for styret ble vedtatt.

6. Status vann

Referat fra siste år og videre arbeid fremover ble gjennomgått.
Det har i sesongen vært ettersyn av alle vannpostene. Det ble funnet lekkasje i post 8. Det ble funnet en privat tilkobling i post 9 som skal fjernes. Tilkoblingen ble stengt, men ikke fjernet. Det er satt inn ventil i post 7 for å kunne stenge ledningsnettet videre ved behov. I post 13 er det lagt isopor og post 14 er kledd med steinullmatter.
Det er 2 strømmålere i forbindelse med vannet, og strømmen brukes til pumper og varmekabler. Det er 2 varmekabler, en nedover fra post 14 og en fra post 2 til HV leiren. Eidsiva har korrigert tidligere strømavlesninger, noe som ble oppdaget i januar 2015. Målinger er nå sendt inn med bilde til Eidsiva og styret har søkt om å få ettergitt deler av beløpet.
Forslag til videre arbeid:

Det er hovedsakelig 2 hovedproblemer: åpne vannpost og lekkasjer. Styret har jobbet med å bytte vannposter til selvlukkende kraner. Dette er med i budsjettet og må arbeides videre med.

7. Status vei

Kommentarer/forslag:

8. Automatisk veibom

Styret har vurdert det dithen at prisen for bom er såpass lav at det er bedre å eie hele anlegget selv enn å dele den med andre vel (Trondsmyra). 3 tilbud er innhentet og prisen vil ligge rundt kr. 100.000. Bommen settes i nærheten av der ytre bom står i dag.
Forslag til vedtak: Det innkreves ekstraordinært kr 1500 per hytte med adresse Grøtåshaugen unntatt nummer 1, 3 og 5 for installasjon av bom inneværende år.
Forslaget ble nedstemt, men styret må arbeide videre med saken og legge frem et bedre beslutningsgrunnlag til neste årsmøte.

9. Budsjett m/årskontingent og andre gebyrer

Budsjettet for 2015/16 ble godkjent.
Kontingenten har stått uforandret i 4 år og det er behov for justering.
Forslag til vedtak: Øke kontingent fra kr 3000 til kr 3300. Stemming: 17 for, 5 mot og 5 blanke.
Det ble vedtatt å øke kontingenten fra kr. 3000 til kr. 3300 for fullt medlemskap og 500 kroner mindre for de som har boret etter vann.
Gjeterveien 11 henter vann fra post 14 og betaler kr. 3000 i dag. Øystein Engen, Gjeterveien 16 ønsker ikke å øke avgiften fra 500 til 1500.
Det er innsigelser på at alle må betale lik avgift. Vedtektene sier klart at det skal være 2 kontingenter, en for vann og en for vei og vann.
Forslag til vedtak: Lik kontingent (kr. 3300) for alle med adresse Grøtåshaugen unntatt nummer 1, 3 og 5. Ny felles sats for Grøtåshaugen 1, 3 og 5 samt alle øvrige blir kr 1500.
Alle stemte mot lik kontingent for alle med adresse Grøtåshaugen unntatt nummer 1, 3 og 5 på grunn av vedtektenes § 3.
 Ny felles sats på kr. 1500 for Grøtåshaugen 1, 3 og 5 samt alle øvrige ble godkjent med 20 stemmer for, 2 stemmer mot og 5 blanke stemmer.

10. Valg - to styremedlemmer – iht. §5

Det har tidligere også vært praktisert at andre med tilknytning til en hytte enn eier kan representere hytta i styret.
Petter Heyerdahl og Jon Andreas Rognerud går ut av styret.
Mats Hagberg-Torgersen mats.hagberg-torgersen@gjensidige.no (hytte 164) og Ottar Råd ottar.rad@tine.no mobil: 91302437 (hytte 226) går inn i styret.
Styret konstituerer seg selv ved første styremøte.
Styret består dermed av:
Kjell Steinum (hytte 166) Lars Graham (hytte 96) Gunnar Gjøen (hytte 214) Mats Hagberg-Torgersen (hytte 164) Ottar Råd (hytte 226) Ingunn Seljehammer (vara, hytte 193) Axel Kristensen (vara, hytte 249) 

11. Innkomne saker

Det er ingen innkomne saker.   
_________________________    _______________________________
Jan Erik Åmillom     Roy Brusveen 
* * *