Innkalling årsmøte 2014

Årsmøte i Grøtåshaugen Hytteeierforening 2014

Det innkalles til årsmøte i Grøtåshaugen Hytteeierforening fredag 18. april 2014 (Langfredag), kl. 14:30. 

Møtet avholdes på Nordseter Sportell, i Landesalen. 

Saker til behandling på møtet:

1. Konstituering, valg av møteleder, sekretær, stemmetellere og to til å underskrive protokoll
2. Styrets årsberetning
3. Årsregnskap med revisors beretning
4. Budsjett
5. Fastsettelse av årskontingent
6. Valg
        - Valg av tre styremedlemmer og vararepresentant
7. Informasjonssaker
        - Tråkking av veier vinterstid
8. Innkomne forslag
9. Eventuelt


Styrets årsberetning 2013/2014

Styret har bestått av:

Petter Heyerdahl (Styreleder)

Jan Ove Ulven (Kasserer)

Håvard Kvernerud (styremedlem, vann)

Kjell Steinum (styremedlem, vei)

Jon Andreas Rognerud (Sekretær)

Styret har avholdt tre møter i mai, desember og mars. Styret har vært beslutningsdyktig på alle møter. Referater fra styremøtene er lagt ut på hjemmesiden (hyttene.gratisnettside.no)

Styremedlemmene har lagt ned betydelig innsats i løpende drift av foreningen.

Medlemmer:

Foreningen har pr 01.03.2014 91 medlemmer. Av disse betaler 67 fullt medlemskap og 12 redusert medlemskap (kun vei). Vi har også noen som kun betaler redusert for tomt eller parkering.

I skrivende stund er det 11 medlemmer som ikke har betalt kontingent. Alle har blitt purret. Disse oppfordres til snarest å gjøre opp for seg. Ved fortsatt uteblitt betaling vil kravet bli sendt til inkasso.

Økonomi:

Årets regnskap viser et overskudd på kr 111 188. Vi har i tillegg utestående kontingenter for 2012 på kr 14 000.

 Vei:

På vei er det brukt kr 73 925. Dette er brukt til grøfting og legging av drensrør under veien på flere steder:
 - Langs innkjørselsveien fra ytre bom til parkeringsplass er det rensket og grøftet. Det er lagt rør under stikkvei etter broen. Rør under innkjørselsveien før parkeringsplassen er åpnet og renset.
 - Østsiden av parkeringsplassen er grøftet for å lede bort overvann.
 - Ved indre bom er det gravd ned to rør, isolert samt bygget platting ved inntaket for å hindre isdannelse og overvann.
 - Ved indre bom er det grøftet og lagt nytt rør under skiløypetraseen.
 - Under stikkveien midt i brattbakken er det lagt et nytt rør i tillegg til eksisterende.
 - Grøftene i nedre del av brattbakken er rensket.

I tillegg er alle felles veier skrapt og gruset der det har vært nødvendig. Totalt fire lass med grus er påført. Skraping og grusing må vi påregne å gjenta hvert år for å holde veiene i god stand.

Styret anser at Tor Klåpbakken har gjort en god jobb for hytteeierforeningen.

Budsjettet for veivedlikehold var på 250 000. Vi har dermed brukt kr 176 075 mindre enn budsjettert. Grunnen til dette er:
Styret har i samråd med entreprenør besluttet å asfaltere brattbakken til krysset Midtre Grøtåsvei for å stabilisere massene, unngå utvasking og dannelse av vaskebrett. Utjevning av stigning i bakken har vært vurdert, men ble av entreprenør sterkt frarådet, da grunnforholdene er ukjente samt at skråning ned mot veien ville blitt lang, bratt og ustabil. Kombinasjon av sving og bakke vil uansett gi vaskebrett. Asfaltering ble derfor valgt i stedet. Dette forventes å gi en god og varig løsning. Asfalteringen var planlagt utført høsten 2013, men ble forsinket pga tidlig frost. Dette vil bli gjennomført våren 2014. Kostnaden anslås til kr 100 000.

 

Vann:

Av budsjettert beløp på kr 35 000 er kun kr 5 215 brukt. Vi har holdt igjen på vedlikeholdsprogrammet pga uavklart stor vannregning fra Lillehammer kommune i forbindelse med vannlekkasje pga frostsprengning vinteren 2011. Det er fortsatt ikke avklart hvor stor denne kostnaden blir. Plan om å renovere to tappepunkter pr år for å opprettholde standarden på anlegget vil bli videreført i 2014.

Brøyting:

Avtale om brøyting med Erik Lindstad fra 2009 er avtalt videreført i sesongen 2013/2014 med indeksregulering.

Tråkking av veier i hyttefeltet:

Kostnad for tråkking sesongen 2012/13 har vært kr 9 019.

Løypepreparering

Bidrag til løypepreparering er videreført i sesongen 2013/2014. Denne var sesongen 2012/13 på kr 30 800

Dugnad:

Det ble ikke avholdt dugnad sommeren 2013.

Ås, 17. mars 2014

Petter Heyerdahl

Styreleder (sign)


Referat årsmøte Grøtåshaugen hytteeierforening 18.04.2014, Sportellet

21 personer deltok på møtet

  1. Konstituering

    Møteleder:                        Petter Heyerdahl

    Sekretær:                           Jon Andreas Rognerud

    Stemmetellere:                               Kari Hagberg, Berit Rindal

    Underskrive protokoll: Mats Hagberg, Tutti Dybvad

     

    Styrets årsberetning

    Årsberetningen ble gjennomgått og godkjent. Følgende ble kommentert:

    Vei:

    Under redegjørelsen for hva som er gjort og skal gjøres med veien kom følgende innspill knyttet til fremkommelighet i brattbakken:

  1. Årsregnskap med revisors beretning

    Årsregnskap ble gjennomgått og godkjent.

    Til neste årsmøte fremskaffes også regnskap for vedlikehold av felles veier. Dette for å sikre at vårt bidrag til dette blir brukt som forutsatt.

     

  2. Status vann: Gjennomgått under årsberetningen

  3. Status vei: Gjennomgått under årsberetningen

     

  4. Budsjett

    Budsjettet ble godkjent med følgende endringer:

    Vei: Ramme økes fra 115 000 til 150 000 for å gi mulighet for å justere veibanen nedenfor svingen i brattbakken.

    Det er usikkerhet vedrørende kostnader til bla. vei, løsning for tråkking av veier vinterstid samt vannavgift. Styret gis derfor fullmakt til å disponere inntil 75 % av dagens egenkapital. Ved eventuelle beslutninger som medfører kostnader som avviker vesentlig fra budsjett skal styret varsle medlemmene i forkant.

    Det ble diskutert om det er riktig å budsjettere med at alle betaler årskontingent selv om det har vist seg at ikke alle kontingenter blir betalt. Følgende ble besluttet:

  1. Årskontingent

    Kontingenter holdes uendret og blir på kr 3000 og 2500.

     

  2. Innkomne forslag

    Det var ikke kommet inn forslag til behandling på årsmøtet.

     

  3. Valg

    To styremedlemmer:

    Håvard Kvernerud og Jan Ove Ulven går ut av styret.

    Følgende ble valgt inn som styremedlemmer for tre år:

    Gunnar Gjøen

    Lars Graham

    Styremedlemmenes roller bestemmes ved første styremøte.

     

    Revisor:

    Knut Olav Gåsby ble gjenvalgt for et år

     

    Vararepresentanter:

    Ingunn Seljehammer ble valgt for et år

    Aksel Kristensen ble gjenvalgt for et år

     

    Valgkomite:

    Inge Utstumo og Tore Nilsen ble gjenvalgt for et år.

     

  4. Eventuelt

    Bom:

    To løsninger med SMS-styrt bom ble presentert på møtet. Styret utreder løsning for vårt hyttefelt kommende år. Herunder teknisk løsning, felles løsning med andre hyttefelt, kostnader samt modell for drift og vedlikehold.

     

    I etterkant av møtet har vi fått referert følgende fra årsmøtet i Nordseter Vel:

    Under innlegg fra Nordseter Utvikling ble Grøtåshaugen hytteeierforening fremhevet som den foreningen som er flinkest til å bidra vedlikehold av skiløypenettet på Nordseter.

     

     

    Jon Andreas Rognerud

    Referent

     

     

    Underskrift protokoll:

     

     

    ___________________________________

    Tutti Dybvad

     

     

    ___________________________________

    Mats Hagberg-Torgersen