Innkalling årsmøte 2013

Innkalling
Det innkalles til årsmøte i Grøtåshaugen Hytteeierforening fredag 29. mars 2013 (Langfredag)
kl. 1600 – 1800 Møtet avholdes på Nordseter Fjellstue i ”Krogenessalongen”.
 
Saker til behandling på årsmøtet:
1.   Konstituering; valg av møteleder, sekretær, stemmetellere, og to til å underskrive protokoll.
2.   Styrets årsberetning 
3.   Årsregnskap med revisors beretning.
4.   Status vann og vei
5.   Budsjett
6.   Årskontingent
7.   Innkomne forslag
Det har kommet for slag om brøyting av veien til pinse. Forslag til vedtak: Behov og kostnad for brøyting avklares i uke 20. Dersom kostnad til brøyting ikke overskrider kr 5000 inkl mva gjennomføres dette.
 

8.   Valg - to styremedlemmer og en vararepresentant.

9.   Eventuelt


Årsberetning 2012/2013

Styrets årsberetning 2012/2013

Styret har bestått av:

Petter Heyerdahl (Styreleder)

Jan Ove Ulven (Kasserer)

Håvard Kvernerud (styremedlem, vann)

Leif Freddy Andersen (styremedlem, vei. Fratrådt oktober 2012 pga hyttesalg)

Jon Andreas Rognerud (Sekretær)

Styret har avholdt tre møter i juni, oktober og mars. Styret har vært beslutningsdyktig på alle møter. Referater fra styremøtene er lagt ut på hjemmesiden (hyttene.gratisnettside.no)

Styremedlemmene har  lagt ned betydelig innsats i løpende drift av foreningen.

Medlemmer:

Foreningen har pr 01.03.2013 91 medlemmer. Av disse betaler 67 fullt medlemskap og 12 redusert medlemskap (kun vei). Vi har også noen som kun betaler redusert for tomt eller parkering.

I skrivende stund er det 10 medlemmer som ikke har betalt kontingent. Alle har blitt purret. Disse oppfordres til snarest å gjøre opp for seg. Ved fortsatt uteblitt betaling vil kravet bli sendt til inkasso 1. mai 2013.

Økonomi:

Årets regnskap viser et overskudd på kr 111 188. Vi har i tillegg utestående kontingenter for 2012 på kr 14.000.

 Vei:

På vei er det brukt kr 49 166 mindre enn budsjettert. Årsaken til dette er at entreprenøren på grunn av uforutsette hendelser ikke hadde kapasitet. Det ble høsten 2012 kjørt på masse fra konteinerne og utover mot ytre bom for å gjøre veien brøytbar gjennom vinteren. Dette ble levert av Øyvind Erlandsen. Gjenstående planlagte utbedringer tas opp igjen etter vintersesongen 2013.

Vann:

Budsjettert beløp på kr 35 000 ikke brukt. Plan om å renovere to tappepunkter pr år for å opprettholde standarden på anlegget vil bli videreført i 2013.

Brøyting:

Avtale om brøyting med Erik Lindstad fra 2009 er avtalt videreført i sesongen 2013/2014 med indeksregulering.

Tråkking av veier i hyttefeltet:

Kostnad for tråkking har vært kr 16 500 lavere enn budsjettert. Grunnen til dette er at tråkkemaskinen brøt sammen i mars 2012.

Avtalen med Nordseter Utvikling BA ble sagt opp av Nordseter Utvikling BA sommeren 2012. Det ble etter dette inngått ny avtale med Olympiaparken. Avtalen ble allikevel ikke ble iverksatt grunnet kapasitetsproblemer hos Olympiaparken. Derfor ble det gjort en ny avtale med Nordseter Fjellpark om tråkking med Scooter, ikke løypemaskin, da dette var eneste aktuelle alternativ.

Løypepreparering

Bidrag til løypepreparering på kr 22 500 er videreført i sesongen 2012/2013.

Dugnad:

Det ble avholdt dugnad 30. juni 2012. På dugnaden ble det utbedret skader på veien.

Hugst:

Enkelte medlemmer har forespurt styret om styret kan organisere felles hogst i hyttefeltet. Styret har kontaktet grunneierne og diskutert dette. Da det er svært varierende praksis vedrørende hugst, anser styret hugst som en sak mellom grunneier og den enkelte hytteeier. Sjusjøen Fjellved tilbyr hugst og bortkjøring til fast timepris. Den enkelte hytteeier som ønsker hugst må avtale dette med aktuell grunneier og naboer. Pris pr tre varierer fra kr 75 til kr 300.

Ås, 11. mars 2013

Petter Heyerdahl

Styreleder (sign)


Referat årsmøte 2013

Nordseter 29.03.2013 kl 16 – 18.

37 personer deltok på møtet

1.       Konstituering

Møteleder:                        Petter Heyerdal

Sekretær:                           Jon Andreas Rognerud

Stemmetellere:                              Jan Erik Åmillom, Eirik Løkke

Underskrive protokoll: Tore Nilsen, Berit Rindal

 

2.       Styrets årsberetning

Årsberetningen ble gjennomgått. Følgende ble kommentert:

 

Tråkking:

Avtale om tråkking av veier i hyttefeltet har på grunn av en missforståelse ikke vært innført. Dette rettes før neste  sesong. Avtalen skal beskrive når tråkking skal gjennomføres.

 

Bom:

Låsing av bom ble diskutert. For å unngå uønsket trafikk i hyttefeltet og på parkeringsplassen skal bommen som er i bruk låses etter hver passering.

 

3.       Årsregnskap med revisors beretning

Årsregnskap ble gjennomgått og godkjent.

 

4.       Status vann og vei

Vann:

Noen tappepunkter er isolert i løpet av vinteren etter at de har frosset. Det har kun vært få problemer med vannforsyningen denne vinteren.

 

5.       Budsjett

Budsjettet ble godkjent med følgende endringer:

Vei: Ramme økes fra 150 000 til 250 000 for å gi mulighet for å justere veibanen i brattbakken.

Vann: Ramme økes fra 25 000 til 35 000

Prepping av løyper: Økes fra 23 000 til 35 000 for å ta høyde for økning i bidrag pr hytte

Tråkking av hytteveitraseer med skuter: Reduseres fra 18 000 til 10 000.

 

6.       Årskontingent

Budsjettert årskontingent ble vedtatt.

 

7.       Innkomne forslag

Hugst:

Styrets forslag om at hugst avtales mellom hytteeier og grunneier ble tatt til etterretning av årsmøtet.

 

Brøyting til pinse:

Det var sendt inn forslag om at veiene i hyttefeltet skulle brøytes til pinse. Forslaget ble forkastet, da årsmøtet ikke ønsket brøyting av veiene i hyttefeltet.

 

8.       Valg

To styremedlemmer var på valg. Følgende ble valgt:

Håvard Kvernerud ble gjenvalgt for et år.

 Kjell Steinum valgt som nytt styremedlem.

 

Revisor:

Knut Olav Gåsby ble gjenvalgt

 

Vararepresentanter:

Bente Øverjordet og Aksel Kristensen ble valgt

 

Valgkomite:

Valgkomiteen ble gjenvalgt.

 

9.       Eventuelt

Bom:

Knut Olav Gåsby tar ansvar for å utrede bomløsning med mobil/SMS. Herunder teknisk løsning, plassering, drift, avklaring med øvrige hyttefelt osv. Forslag til løsning presenteres på neste årsmøte.

 

Interesseorganisasjoner på Nordseter:

Eirik Løkke orienterte om Nordseter Vel og forhold til Lillehammer Kommune, Nordseter utvikling og hytteeierforeningene. Han oppfordret hytteeierne til å melde seg inn i Nordseter vel.

 

Oversikt over hyttene:

Ønske om å legge ut oversikt over hvem som eier hvilken hytte ble fremsatt. Styret legger ut en slik oversikt i løpet av våren.

 

Veivedlikehold:

Veistubb øverst og innerst i midtre grøtåsvei trenger påfyll av masse. Dette hensyntas ved utbedring av veiene i hyttefeltet kommende sommer.