Innkalling

Det innkalles til årsmøte i Grøtåshaugen Hytteeierforening fredag 22. april 2010 (Langfredag)

kl. 1630 – 1900 Møtet avholdes på Nordseter Sportell i ”Landesalen”.

 

Saker til behandling på årsmøtet:

 

1.     Konstituering; valg av møteleder, sekretær, stemmetellere, og 2 til å underskrive protokoll.

2.     Styrets årsberetning 

3.     Årsregnskap med revisors beretning.

4.     Ansvarsfrihet for styret.

5.     Valg

 

Budsjettsaker.

6.     Informasjonssaker:

a)     Vannanlegget: Informasjon om anleggets tilstand, status for oppgradering av anlegget, samt gjenstående arbeider. Informasjon om frostproblemene i vinter.

b)     Informasjon om ny ytre bom, låsing av bommer, samt oppsett av informasjonstavle ved ytre bom.

c)     Informasjon om brøyteavtale til parkering og status for veianlegget.

d)     Nordseter utvikling/preppemaskin, status.

 

Saker til behandling og avstemning:

 

7.     Oppgradering av veien fra ytre bom til parkeringsplassen, samt parkering.

8.     Fastsetting og fordeling årskontingent, inkl. orientering om oppdatering av medlemslister.

9.     Forslag til endringer i foreningens vedtekter angående personer som kun benytter vei og ikke har hytte i området, og hva disse skal betale.

10.  Innkomne forslag: Mange såkalte "sommerveier" på Nordseter, blir
brøytet etter påske. Bør vi gå inn for dette på  Grøtåsen også? Forslag om samkjøring av feiing av piper på alle hytter.

11.  Eventuelt


Årsberetning

Det har vært stor aktivitet i foreningen det siste året. Vannanlegget har blitt reparert/oppgradert, vi har fått ny informasjonstavle og ny ytre bom som muliggjør låsing av bom før parkeringsplassen.  Ellers har frostproblemer med vannpostene muligens redusert vinterbruken denne vinteren.

Styret:

Styret i Grøtåshaugen hytteeierforening har følgende sammensetning;

Eirik Løkke (leder), Ingunn Seljehammer (sekretær), Håvard Kvernerud (styremedlem), Bent Larsen (styremedlem). Kassererfunksjonen deles per i dag mellom Eirik Løkke og Ingunn Seljehammer.  Leder og sekretær er på valg i år.

Det er avholdt 3 styremøter det siste året; 19. mai 2010, 26. august 2010 og 21. februar 2011. Styret har vært beslutningsdyktige (minst 3 styrerepresentanter) ved alle styremøter.

Medlemslister og kontingentinnbetalinger:

Det er tidligere nedlagt et stort arbeid i oppdatering av medlemslister.  Medlemslista er nå trolig helt oppdatert, dvs. at alle hytter er registrert på riktige eiere, og det er i stor grad klarlagt hvem av medlemmene våre som skal betale helt og redusert medlemsskap, samt øvrige former for medlemsskap (støttemedlemsskap, medlemsskap for tomteeiere). Disse er frivillige medlemsskap, og vi setter pris på at enkelte utenfor området betaler en ”støttekontingent” til foreningen. Samtlige registrerte hytteeiere har betalt kontingent.

Status for vei/utbedring er vei:

Det ble gjort dugnadsarbeid i veiene fra ytre bom, på parkeringsplassen, og oppover i hytteområdet på dugnad i 2010. Veiene oppover i hytteområdet (innenfor indre bom) har tidligere blitt utbedret og fremstår i relativt god stand. Ved parkeringsplassen, indre del, var det relativt store skader etter snøsmelting i fjor vår, noe som i stor grad ble rettet opp med god dugnadsinnsats. Det ytre veistykket, fra ytre til indre vei, inkl. parkeringsplass har gitt noen utfordringer gjennom det siste året. Sommeren/høsten 2010 var våt og gjorde veien og området ved containerne svært gjørmete. Spesielle værforhold har gitt oss utfordringer også gjennom vinteren. Kald og snøfattig førvinter ga store problemer med ”kjøving”, vann i myrer/ grunnen som finner nye veier pga. tilfrosne stikkrenner osv. Veien og parkeringsplassen i det relativt flate veistykket frem til indre bom har noen steder vært dekket av tykke lag med is og issørpe, til dels så ille at flere har hatt behov for hjelp for å komme frem. I tillegg til redusert fremkommelighet har dette redusert kapasiteten på parkeringsplassen.  Vi har måttet rekvirere gravemaskin til å få unna is og åpne grøfter/stikkrenner.

Kostnader: Det er ennå ikke klart hvor store kostnader dette har ført med seg dette året, men vi har trolig hatt ekstra utgifter på omkring 20 000 kr til dette. I så fall er dette som budsjettert ved årsmøtet 2010.

Løypekjøring og brøyting:

Vi har per i dag avtaler om brøyting av vei inn til parkering, samt kjøring av preppemaskin i tilførselsveiene på Grøtåsen. Dette har fungert godt.

Grøtåsen Hytteeierforening bidrar med midler til løypeprepparering i Nordseterområdet, via Nordseter Vel, som er ansvarlige for løypene i området.  (samlet 22500 kr, ca. 250 kr per hytte i 2010).

Vi har avtale med Erik Lindstad om brøyting til parkeringsplassen. Brøyteavtalen innbefatter andel av brøyting fra Nordseterveien og inn til ytre bom, sammen med Nordseter Sportell og Trondsmyra Hyttefelt. Lindstad har  vært til stor hjelp i forhold til veiproblemene med is/vann gjennom vinteren.

Dugnad:

Det ble avholdt dugnad i juni 2010. Skade på veien ved indre bom ble utbedret, takket være god dugnadsinnsats. Ellers ble det fylt på grus/sand i veihull etter behov. Oppmøtet var på omkring 15 - 20 personer. Enkelte medlemmer har også gjort innsats på veien utenom dette.

Vannpumper:

Høsten 2010 ble det installert ny pumpe i øvre Grøtåsvei (ved strømboks) for å bedre driftsforholdene og gi jevnere vanntrykk i hele anlegget, spesielt gi bedre trykk i øvre deler. Strømboksen ble påslått for å gi strøm til pumpe. (okt. 2010). Vannpost på toppen av Øvre Grøtåsvei ble reparert og det ble drenert rundt denne posten. Vannposter for øvrig ble ettersett/ utbedret, vannuttak ble snudd og det ble satt på slanger.

Tidlig og sterk kulde, kombinert med lite snø, har gjort at vannpostene har vært frosset store deler av vinteren. Det har vært forsøkt å tine anlegget i flere omganger og det lyktes før vinterferien (uke 8) å åpne vannposter i nedre deler av feltet, frem til pumpehuset. (Stor takk til Jan Erik Aamillom for dette arbeidet). Varmekabel i nedre del av feltet er påslått (uke 8). Strømboks var ute av funksjon og måtte reinstalleres. Status for anlegget pr. 20. mars er fortsatt at vannposter fra HV-leiren frem til pumpehuset fungerer. Det er ikke kjent hvorvidt frosten har gjort noen skader på anlegget. Det er festet vannøkkel til vannpost på veggen på pumpehuset huset slik at det kan hentes vann der.

Kostnader: Det ble samlet avsatt kr 65000 på budsjettet 2010, kr 60000 til vedlikehold og investeringer og kr 5000 til drift av vannanlegget. Oppgradering høst 2010 (ca. kr 68000) samt problemene i vinter med frost har ført til noe høyere kostnader enn budsjettert.

 

 

 

 

Andre aktiviteter:

Skilt/ ytre bom:

 Styret gjennomførte anbudsrunde både i forhold til skilt og bom. Det er satt opp informasjonsskilt ved innkjørselsveien ved ytre bom. En pensjonist i Oslo lagde et hyggelig sklit for oss til en svært hyggelig pris. Ny bom har kommet på plass. Anbudet ble gitt til Østcom på Kongsvinger, som fjernet den gamle bommen og leverte en ferdig svingbom som skal være enkel å betjene. Bommen vil være låst fra palmelørdag, 16. april, altså ved inngangen til påske 2011.

Kostnader: Årsmøtet 2010 avsatte 15 000 + 10 000 kr til bom/skilt. Samlede kostnader ble 30350 Kr + ca 7000 kr.

 

Foreningens økonomi: Foreningen har for tiden god likviditet. Den samlede kontingentinngangen siste år har vært på kr. 234000 kr.  Det har ikke vært store kostnadsoverskridelser i forhold til budsjett 2010, men noen ekstra kostnader i forbindelse med problemene med vannanlegget og frost.

Grøtåsen Hytteeierforening på nett:

Adressen til Grøtåsen Hytteeierforening er: www.hyttene.gratisnettside.no. Her finnes informasjon om styret, styremøter og styrereferater, samt informasjon om aktuelle saker som berører medlemmene i Grøtåsen Hytteeierforening. Vi prøver å holde nettsiden best mulig oppdatert. Styret tar gjerne imot innspill i forhold til nettsiden.

Registrering i Brønnøysundregisteret:

Foreningen er nå registrert som frivillig foretak i Brønnøysundregistret.

 

Styret v/Eirik Løkke

 

 

Lommedalen 13. Mars 2010

Styreleder

 

 

 

 


Årsregnskap med balanse 2010

REGNSKAPSPERIODE:    15. Mars 2010 til 1. Mars 2011
KONTROLLGRUNNLAG: * Budsjett vedtatt på årsmøte 2010.


Jeg har revidert årsregnskapet for Grøtasen Hytteeierforening for perioden 1/3-2009 til 14/3-2010, som viser et underskudd på kr. 62.096,56. Jeg har også revidert opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet.

Min oppgave er å uttale meg om årsregnskapet og øvrige forhold i henhold til revisorlovens krav.
Vi har utført revisjonen i samsvar med god revisjonsskikk i Norge. God revisjonsskikk krever at jeg utfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon,

Jeg mener at årsregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et uttrykk for hytteeierforeningens økonomiske stilling pr 1.Mars 2011 og er i overensstemmelse med god regnskapsskikk. Styret har brukt mer penger enn budsjettert, der den største overskridelsen er reparasjon av vannposter. Reparasjonen var ikke i budsjettet, der posten for vannposten henviste til bytte av pumpestasjon og generelle reparasjoner av vannposter i foreningens eie. Videre ble strømavregningen for 2010 og installasjon av bom dyrere enn antatt. Kostnader ved forsøk på omregulering til helårsvei ble i år fakturert Grøtashaugen hytteeierforening med kr 25 000.

Underskuddet er dekket ved å tære på tidligere oppsparte ressurser.
Anbefaler at en person i/utenfor styret har ansvar for regnskapsførsel og økonomistyring. Det burde også gjøres innkjøp av enkelt regnskapsprogram.
Knut-Olav Gaaseby. Tomter, 12. april 2011.


Referat årsmøtet 2011

Referat årsmøte Grøtåsen Hytteeierforening 22. april 2011
Nordseter sportell
Antall fremmøtte: 25 stk

1. Konstituering:

Møteleder: Eirik Løkke 
Sekretær: Ingunn Seljehammer
Stemmetellere: Jan Erik Aamillom og Håvard Kvernerud
Protokollunderskrift: Jon Andreas Rognerud og Jan Ove Ulven

2. Styrets årsberetning
Eirik går igjennom årsberetningen. Medlemslista er komplett, alle har betalt, og vi har e - postadresse til en stor del av medlemsmassen. (- ca. 28 stk)
Vei: Spesielle forhold med barfrost har gjort utgiftene til vei høyere enn normalt. Brøyter Erik Lindstad får stor takk for all hjelp i vinter i forbindelse med kjøvingen og andre problemer med den ytre delen av veien. Faste kostnader til brøyting er i dag 39 850 kr. I tillegg har vinterens problemer ført til noen ekstraordinære kostnader i forbindelse med Graving/åpning av renner, fjerning av is osv. Totalt anslås dette til ca. 20 000 kr, men det er ennå ikke sendt oppgjør for dette (22. april) 
Løyper: Det totale budsjettet for løypekjøring på Nordseter (Lillehammer kommunes ansvarsområde i fjellet) er på ca. 440000. (Dette er et spleiselag mellom kommunen, næringsdrivende på Nordseter og hytteeiere i området, som bidrar med ca. 250 kr per hytte.) Samlet bidrar Grøtåsen hyteeierforening med 22 500, kr. 
Dugnad: 10-15 oppmøtte i fjor. Deler av ytre vei, samt indre deler av parkeringsplassen, som hadde fått store skader i vårsmeltingen, ble utbedret.
Vannpumper: Vi har fått ny hjelpepumpe i Øvre Grøtåsvei som avlaster eksisterende pumpe som gikk for fullt trykk hele tiden, som var uholdbart i lengden. I forbindlese med dette ble det satt opp en ny trafoboks ved Rognerud/Seljehammer. Stor takk til Aamillom for hjelpen med tining av vann i vinter. 
Elvestadkabel fra Hv-leiren har vært avslått i mange år. Denne er nå tilkoblet igjen, og står på med 8kw. Styret har ansvar for en hensiktsmessig drifting av kabelen, som i størst mulig grad sikrer mot frost, samtidig som det er et mål å holde strømkostandene nede
Øverste vannpost ble ødelagt av en gjest i fjor høst. Medlemmer oppfordres til å informere gjester om riktig bruk av vannposter, samt av disse kan være litt trege, ift. når det kommer vann i postene. Dette kostet foreningen 25 000 kr for ny vannpost. Det ble samtidig avdekket behov for ny drenering av vannposten, som kostet 23 000kr.
Skilt: Det har blitt satt opp nytt skilt i impregnert tre (styret, på dugnad). Dette ble en rimelig løsning.
Bom: Ny bom er satt opp. 
Nettside: Gratis. Siden fungerer godt.
Årsberetning godkjent. 

3. Regnskap: Eirik går gjennom regnskapet. Det redegjøres for utgiftene til vannanlegget. Medlemmer reagerer på at det har vært dårlig preppet denne vinteren. Vi betaler en fast avgift uansett hvor mye de prepper. Det er enighet om å komme med en reaksjon/klage på dette. Medlemmer har klaget direkte til aktivitetssenteret, fordi det ikke ble preppet hverken i uke 8 eller 9 (vinterferie). Årsaken skal være at maskinen har vært i stykker. 
Gjeldende avtale presiserer at det skal kjøres preppemaskin på fredag ettermiddag, ved behov, i tillegg til oftere – i ukedagene i ferier (jul, vinterferie, påskeferie) (i perioden ca.15 november – 15. april). Nordseter utvikling administrerer dette tilbudet. for Det er viktig at styret holder kontakt med N.U. slik at våre krav (og behov)  forhold til kontrakten blir opprettholdt. (Vi kan ikke konkurranseutsette dette fordi det ikke finnes andre tilbydere av tjenesten for oss)
I forbindelse med søknad om omregulering til vintervei kostet dette oss 25000. Eirik har vært i kontakt med kommunen for å søke om refusjon av beløpet, og vil jobbe videre med saken. 
Foreningen hadde et driftsunderskudd på 62000 i fjor. Egenkapitalen er på 73000 kr per 1.3.2011.
Revisors beretning: Knut Olav Gaaseby har også dette året vært foreningens revisor. Revisor foreslår en fast person som ansvarlig for regnskap (dette har i år vært delt mellom sekretær og leder), og at foreningen kjøper et regnskapsprogram. Vi gir det nye styret mandat til å anskaffe et regnskapsprogram dersom de mener det er behov for dette.
Revisjon godkjent.
Budsjett vedtatt. 
Ansvarsfrihet for styret: Fjernes fra vedtektene? Vi finner ut av dette. 

Budsjett: 
Vann:. 

Elvestadkabler har gjennom vinteren stått på tine- funksjon (8kW). J. E. Aamillom påpeker at takket være at elvestadkabelen ble slått på fra utpå vinteren så har vi hatt (noe)vann gjennom deler av vinteren. Et eldre medlem(Anne) påpeker at det aldri har vært abonnement på elvestadkablene, men at Eidsiva selv måtte åpne. Det diskuteres om man kunne hatt en annen type abonnement? 
Håvard foreslår at kabelen settes på i oktober, og at den står på en måneds tid, slik at vannet ikke fryser mens det er bart.  Det foreslås ”driftsinnstilling” på kabelen.
Det er tidligere avdekket behov for opprusting av vannposter, og det er foreslått en plan for oppgradering av anlegget utover det er som er gjort, som innebærer isolasjon av vannposter, merking (skilt) og reparasjon/vedlikehold. Jan Erik Aamillom foreslo ca 6 poster pr år, med en årlig kostnadsramme på omkring 20 000 kr. Arbeidet med dette videreføres til neste styre. Kart sendes ut og legges ut på nett. Med dette som grunnlag kan det utarbeides et program for vedlikehold av vannsystemet. Dette vil også kunne forebygge vedlikeholdsmessig etterslep (med fare for ekstraordinære kostnader i fremtiden). Årsmøtet ønsker at dette arbeidet prioriteres også på budsjettet. Blant annet påpeker Kristian Dahl at 22 000 kr i avsetning til vann er lite, at kostnadene bør økes, men at arbeid kan fordeles utover i tid, som foreslått ovenfor. 
Budsjett vann: 42 000 kr er vedtatt.




Vei: Det er behov for oppgradering av vei, særlig på den ytre delen av veien frem til parkeringsplassen. Det er for eksempel behov for renner i veien slik at vannet renner unna og ikke samler seg opp,(fks. ved container), samt grøfting. Årsakene til vinterens ”kjøvingsproblemer” har blant annet sammenheng med trange/ få, tilfrosne stikkrenner – og dermed store mengder overflatevann. Husk å informere Glør og grunneier før noe gjøres. 
Østnorges tømmermåling har sagt seg villige til å bidra med et lass grus med jevne mellomrom. De har ikke bidratt de 3 siste årene. Jan Erik Aamillom ringer for å sjekke evt. muligheter for bidrag i år.
Årsmøtet ønsker at arbeid med å sikre oppgraderte og gode løsninger for vann og vei prioriteres på neste års budsjett. Det ble blant annet foreslått å avsette 80 000 kr til vei; det er her betydelige etterslep på vedlikehold. De store oppgraderingsbehovene som etter hvert har blitt på ytre vei, samt på plassen ved containere og parkeringsplassen nødvendiggjør mer bruk av midler til disse formålene (grus, fiberdukløsninger, grøfting, drenering, utbedring av parkeringsplassen) 
Bom: Pga tele passer ikke bolten, slik at bommen per i dag (april 2011) ikke kan stenges. Styret kontakter firmaet som satte opp bommen og reklamerer på dette. 
Det ble diskutert hvorvidt denne skal fungere som helårsbom. Dette er en helårsbom eller????

Budsjett vei: 70 000 kr er vedtatt.

Årskontingent:
Årskontingenten ble hevet kraftig for 3 år tilbake for å dekke et daværende underskudd og gi foreningen et større økonomisk handlingsrom fremover i tid. Foreningen har i dag god likviditet, men siste års driftsunderskudd viser at det er behov for å opprettholde kontingentinngang på dagens nivå også neste år hvis også oppgraderingsarbeider skal kunne videreføres.
Styret foreslo neste år kontingent som i dag, hhv. 2900 og 2400 kr. Betydelige budsjetterte kostnader og årets erfarte driftunderskudd førte til at årsmøtet gikk inn for å heve årskontingenten til hhv. 3000kr og 2500 kr. De som er tomteeiere betaler i dag 500 kr. Det er en frivillig betalingsordning.  Tomteeiere har for øvrig fra tidligere betalt en engangsavgift på 4-5000. Såkalte støttemedlemsskap er også frivillige. Her betales fra 500 kr til 1200 kr per i dag. Årsmøtet ønsker at denne praksisen videreføres.
Anbefalt beløp for ikke å møte på dugnad settes til 500 kr. Styret har ikke mulighet til å innkreve dette.
Det kom forslag fra årsmøtet om å gå bort fra differensiering av vei og vann. Det er tidligere (for ca. 15 år siden) vedtatt differensierte medlemsavgifter og dette videreføres også for neste år.
Budsjett årskontingent: 3000 kr / 2500 kr er vedtatt.



10. Innkomne forslag: 
Brøyting etter påske. Skiløypa stopper trolig dette. Det foreligger vedtak som sier at det innover i fjellet er tillatt med brøyting fra 15. April eller 3. påskedag. (I følge Lillehammer Kommune/ Kristian Dahl).  Det ble diskutert om veien vår tåler dette? Det ble hevdet at dersom man får vekk snøen fra veien før vårflommen og i tillegg grøfter litt ekstra så vil dette spare veien vår. (indre vei – fra parkeringsplassen). Veistrekningen, spesielt brattbakken, er i dag svært skadet etter vårflommen – nærmest ufremkommelig per. 25 april. Neste styret jobber med dette, undersøker saken nærmere i forhold til kommunen og utarbeider evt. et kostnadsoverslag. 

Feiing av piper.  Det er interesse for felles feiing av piper. Styret tar kontakt med Lillehammer Kommune om muligheter for kollektiv feiing.  

Valg: 
Inge Utstumo er leder i valgkomiteen.
Eirik Løkke (leder ) og Ingunn Seljehammer (sekretær) er på valg. De har sittet i hhv. 3 og 4 år.
Petter Heyerdahl og Jan Ove Ulven velges som nye medlemmer av styret.
Vara: Laila Bratseth og Mette Vestengen fortsetter. 
Revisor: Det foreligger forslag om ny revisor. Tore Nilsen Har sagt seg villig til å påta seg oppdraget. Samtidig er nåværende revisor Knut Olav Gaaseby villig til å fortsette også neste år. Avstemning viser flertall for at Gaaseby fortsetter som revisor (21 stk for Gaaseby/ 3 for Nilsen)
Lisbeth Riiser og Inge Utstumo fortsetter i valgkommiteen.
Neste styremøte er fastsatt til 11. Mai 2011 (hos Ingunn Seljehammer, Hvitsten)



Vedtatt budsjett 2011: 
Årsmøte    2800
Vei: 70000
Brøyting 43800
Styre 15000
Vann 42000
Lillehammer kommune 26000
Strøm 14000
Nordseter utvikling 22500
Prepping 20000
Kostnad bom   2000
Totalt:              255000
 

Lommedalen 11. mai 2011
Eirik Løkke