Referat fra årsmøte fredag 2. april 2010 kl 1700

Møtet ble åpnet av leder Eirik Løkke

Det var 63 fremmøtte personer. Ved utsendt signaturliste og fremlagte fullmakter fremgikk det at det var 41 stemmeberettigede/hytter representert.

Saker:

1: Innkallingen ble godkjent.

            Møteleder ble valgt:  Eirik Løkke

            Referent ble valgt:   Bent Larsen

            Stemmetellere:  Mona Edland , Håvard Kvernerud

            Protokoll underskrives av :  Bjørn Lindgren , Gunnar Gjøen

2: Årsberetningen ble lest av Eirik Løkke

           

Kommentarer:

Lillehammer kommune burde betalt mer til løypepreparering, men det var ingen protester fra årsmøte angående beløpet til løypeprepareringen som gis fra foreningen.

Diskusjon om strøing av veien: Formann fikk mandat til å sjekke om mulighet for strøing ved behov og pris på dette

Det ble stilt spørsmål om hvorvidt prisnivå på brøytingen er riktig. Samme brøyter benyttes for øvrig av Tronsmyra Hytteeierforening og Lillehammer Sportell. Han fremstår som prisgunstig også fra de andre oppdragsgivernes side.( Ny anbudsrunde kan evt. drøftes i samarbeid med disse.)

Oppsetting av skilt som skissert støttes av årsmøtet. Men skiltet bør harmoniseres med øvrige skilt i området. Bør inneholde "Privat parkering, bommen låses uten varsel"

Årsmøtet støtter reparasjon av ytre bom; fortrinnsvis svingbom med smekklås med 2 låser hvorav brannvesenet osv .har nøkkel til den ene og brukerne ellers har nøkkel til den andre. Det fremkom også forslag om elektronisk lås som kan betjenes med telefon el.lign. Styret innhenter priser.

Det ble bedt om at antall styremøter føres inn i årsberetningen. (Det har for øvrig vært avholdt to styremøter (24.09.09 og 27.01.10) Innkallinger og referater fra styremøtene ligger på foreningens nettside.)

Veikommiiteen; Ved presentasjon av komiteens arbeid ble det presisert at søknad gjelder  "reguleringsendring" ikke ”bruksendring” som angitt.

 Årsberetingen ble godkjent av årsmøtet med de overstående endringer.

3. Årsregnskap

Kommentarer:

Har vi mulighet for bedre renter? Forslag til oppretting av en brukskonto og en sparekonto.

Harmonisering av hel og halv kontingent bør gjøres. Begrepet "halv kontingent " bør endres til ”redusert kontingent”.

Spørsmål om GD-annonse ble besvart

Man savnet inngående balanse for regnskapsåret. (men dette ble fremvist for årsmøtet)

Årsregnskapet godkjent av årsmøtet.

Revisor har gjennomgått og godkjent regnskapet. Revisjonsberetning blir lagt ut på nettsiden når denne foreligger.

Budsjettet ble vedtatt etter at de enkelte saker var diskutert

4. Ansvarsfrihet for styret

Det ble presisert at ansvarsfrihet for styret gjelder årsmelding og regnskap som fremlagt.

Dette ble vedtatt av årsmøtet. Begrepet ansvarsfrihet og omfanget av dette ble diskutert på møtet, En avklaring av ansvar for styret/foreningen må evt forberedes som egen sak til neste årsmøte.

5. a. Vannanlegget:

Det er enighet om at anlegget må utbedres, og at dette arbeidet må prioriteres.

Spørsmål :  Hvem henvender man seg til ved feil. Svar: Foreningens leder kontaktes

Forslag: Det må skrives beskjeder hvis pumpa må stenges. Dette er for øvrig gjort på foreningens nettside.

Tilleggspumpe er planlagt montert i sommer. Årsmøtet besluttet at dette skal gjøres i sommer

Forslag : Mulighet for å dele forsyningen i flere "kurser"?

Forslag: Bør lages kart over vannledninger og vannposter med nummerering. Dette ble vedtatt.

 b . Rep ytterbom og tavle- styret orienterte om planlagt arbeid med dette.

 c.  Parkeringsoblater – det ble orientert om oblatordning, og oblater ble delt ut etter møtet, 1 per hytte. Andre vil få tilsendt pr post.

 d.  Brøyting .+  orientering og om behov for sommervedlikehold av fellesvei fra Nordseterveien til ytre bom i samarbeid med Trondsmyra hytteeierforening, Nordseter Sportell og Nordseter Fjellgrend. Kostnad trolig mellom 5000 og 10000 kr..:  Godkjent av årsmøtet.

 e.  Løypeprep.- orientert. Vi bidrar med 22500 kr i 2010.

6  Fastesettelse av kontingent:  Styrets forslag 2900 full kontingent,  2400 for redusert kontingent

           

Kontingentens størrelse og differanse mellom hel og redusert kontingent ble diskutert.

Forslag og avstemning:

Differanse mellom hel og redusert kontingent;

Redusert kontingent skal være 2/3 av hel kontingent, 10 stemmer

Forskjell full og hel kontingent skal være 500 kr, 28 stemmer

Avstod fra å stemme: 3

            Kontingentfastsettelse, kontingentens størrelse

3350,- / 2850, 10 stemmer

2900,- / 2400, 22 stemmer

2500,- / 2000, 8 stemmer

Avstod fra å stemme: 1     

Kontingent for 2010 er med dette fastsatt til 2900 kr full kontingent, 2400 kr redusert kontingent.

            Det ble vedtatt forslag om at styret skal komme med forslag til endring av vedtekter til neste årsmøte vedrørende personer som kun benytter vei delvis og IKKE har hytte i området H6 på Grøtåsen, og hva disse skal betale.

7. Refusjon for reelle reisekostnader for styret (gjennom foreningsarbeid) : Skjema fremvist -godkjent av årsmøtet

8. Valg . :

                        Styremedlem Bent Larsen, valgt for 2 år            

                        Sekretær Ingunn Seljehammer, valgt for 1 år

                        Styremedlem  Leif  Andersen, valgt  for 3 år

                        Vara  Laila Bratseth, valgt for 1 år

                        Vara  Mette Vestengen, valgt for 1 år

                        Revisor Knut Gåseby, valgt for 1 år

                        Valgkommiteen gjenvelges for 1 år

Styremedlemmene Eirik Løkke og Håvard Kvernerud var ikke på valg. De sitter i hhv. 1 år og 2 år til.

9.  Veisaken

            Orientering av veikomiteens leder, Jan Erik Aamillom. Jan Erik orienterte om saksgangen og om at Planutvalget i Lillehammer kommune hadde avvist søknad om reguleringsendring. Foreningen ved styret har ennå ikke mottatt bekreftelse på vedtaket. Saken ble ytterligere diskutert.

Det ble orientert fra formann om at det og var stemmelikhet i forhåndstemmene: (19/19)

Veikomiteen ønsket med dette å avslutte sitt arbeid. Det ble diskutert hvorvidt styret skulle følge opp arbeidet videre, gjennom kontakt med kommunen og evt. anke på planutvalgets beslutning. Det ble bestemt at dette skulle avgjøres via avstemning.

Forslag : Forhåndstemmer må dermed forkastes da man ikke stemmer over brøyting, kun om man skal fortsette med saken overfor kommunen. Vedtatt

Avsteming om man ønsker styret fortsatt skal jobbe mot kommunen om vinterbrøyting:  For 13,

Mot 24,

Avsto: 2  ( 2 hadde forlatt salen før avstemming)

10. Eventuelt.

            Det ble påpekt at det var en annen ordlyd i vedtektene enn vedtatt i fjor. § 3 er referert feil ved at det skal være "rett til medlemskap" og ikke "automatisk medlemskap". Det ble diskutert hva som var rett, men man kom til at man måtte forholde seg til fjorårets referat hvor det ikke er avmerket endringer i det fremlagte vedtektsforslag. Den riktige versjonen av vedtektene blir lagt ut på foreningens nettside.

Nordseter 2/4-10

Bent Larsen


Les hele saken >>